Die Anschaffung einer Registrierkasse
Unternehmen sind nicht verpflichtet eine Registrierkasse zu führen, aber solch eine elektronische Kasse erleichtert die Arbeit enorm. Zudem vereinfacht sie die Übermittlung der Zahlungseingänge und -ausgänge an das zuständige Finanzamt. Wenn eine Betriebsprüfung ganz unerwartet ansteht, sind Sie als Geschäftsführer auf der sicheren Seite. Den Finanzämtern ist es nämlich gestattet, Prüfungen vorzunehmen, ohne sich vorab anzumelden. Nun wollen wir uns mal andrehen, was so eine Registerkasse leisten muss. Kassen bieten sich vor allem in Unternehmen an, in welchen viel und häufig mit Bargeld hantiert wird, wie zum Beispiel in einem Spätkauf, einem Kiosk, einem kleinen Gemüseladen, einem Café oder einer Bar. Sie vereinfachen den Arbeitsprozess und dokumentieren alle Zahlungseingänge sowie alle Barabhebungen ganz genau.
Somit erleichtert und beschleunigt die Kasse den täglichen Betriebsauflauf. Außerdem werden Unternehmen, mit einem hohen Bargeldfluss stets sehr präzise von dem Finanzamt unter die Lupe genommen. Schließlich ist es nicht allzu schwer, Bargeldzahlungen nicht zu verbuchen oder Bareinnahmen ungerechtfertigt zu tätigen. Dieses Geld fließt dann an der Steuer vorbei und da ist der Staat sehr hinterher, das zu unterbinden. Eine Steuerprüfung oder Betriebsprüfung ist ein hoher Aufwand für jeden Geschäftsinhaber. Wenn dann auch noch Bareinnahmen fehlen, hat der jeweilige Geschäftsführer ein großes Problem. Dann erhält er von dem Finanzamt eine Schätzung, die in der Regel sehr viel höher ausfällt, als der verschwundene Betrag. Dieses Geld muss der Unternehmer dann sofort zahlen. Bei mehreren Unstimmigkeiten kann da Finanzamt sogar den Verdacht der Steuerhinterziehung erheben. Dann ist man schon im Bereich der Straftaten. Somit lohnt es sich nicht, kleines Geld, am Staat vorbeizuführen. Aber selbst wenn keine böse Absicht dahinter steht, kann es passieren, dass menschliches Versagen zum Problem wird. Etwa wenn ein Bediensteter in den späten Arbeitsstunden, kurz vor Schließung der Bar, einen Betrag vergisst zu vermerken. Um solche Missgeschicke zu vermeiden, bietet es sich an, eine Registrierkasse zu kaufen. Die Investition lohnt sich auf jeden Fall.
Damit Ihre Registrierkasse einer Prüfung durch das Finanzamt auch standhalten kann, muss sie einige Kriterien erfüllen. Das heißt, wenn Sie gerade auf der Suche nach einem neuen Gerät sind, sollten Sie nicht an der falschen Stelle sparen und gleich ein Kassensystem erwerben, das alles kann. Die Kasse sollte in der Lage sein, alle Umsätze vollständig und nicht veränderbar auf elektronischem Wege zu erfassen. Dazu müssen Sie die Belege 10 Jahre lang aufbewahren. Ebenso müssen Wartungsprotokolle und Bedienungsanleitungen Ihres Kassensystems für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. All das muss Ihre Registrierkasse leisten. Falls Sie nicht genau wissen, ob Ihr aktuelles Gerät, all diese Voraussetzungen erfüllt, sollten Sie beim Produzenten nachfragen. Einige Hersteller bieten für solche Fälle eine Software zum Upgraden an. Wenn Sie allerdings ohnehin ein neues Gerät brauchen, sollten Sie sich vor dem Kauf oder vor der Bestellung erkundigen, ob es alle Anforderungen erfüllt.
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